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疫情防控期間如何開展仲裁工作?
發布時間:2020-02-14 12:53 星期五
來源:仲裁研究院

姜麗麗 

2020年的“新冠”疫情猝不及防給整個社會來了一場“實戰”檢驗。檢驗結果有目共睹,方方面面的優劣強弱,在疫情面前暴露無遺。互聯網大數據時代,明晃晃公示的答卷讓人無處遁逃。疫情是場考驗,這場考驗的價值,大處說,或許正是回應了十九屆四中全會提出的主題——如何“推進國家治理體系和治理能力現代化”?小處言,則關乎各行各業、機構個人,都應從此次“大考”暴露的問題中總結經驗、吸取教訓,反思如何完善自我、完善制度。如此,人類才能共建一個向善向美的“疫后”新世界。

多年從事仲裁理論與實務研究,在“疫情”持續的過程中,總會不經意間思考關于仲裁行業的問題。的確,仲裁作為現代法律服務業的一種,并非與疫情直接相關,但這場“大考”的影響卻無處不在,“人類命運共同體”因“全球化”的病毒同頻振動。疫情發生以來,自1月28日起,仲裁機構對疫情開始作出回應,武漢和京滬重慶等地仲裁機構率先發布第一輪公示信息,主要是從對外服務角度,圍繞“疫情防控期間工作安排”、“在線立案”和“遠程服務”主題展開。2月8日以來,中國貿仲首先在其官方微信號內向仲裁員發出協同“開展九大重點行業疫情法律風險防范調研活動”倡議,海南國際仲裁院發出“開展疫情與合同履行影響等有關法律問題調研的通知”,青島仲裁委員會發出“仲裁如何為疫情防控和社會經濟發展提供法律服務和法治保障”征求意見建議通知,而成立較晚的中衛仲裁委員會則直接于1月30日向中衛市紅十字會捐贈了首批防疫口罩、速食食品等愛心物資。一系列舉措體現出仲裁界在疫情防控期間積極參與社會治理的努力與擔當,可圈可點!

本周大部分仲裁機構開始安排輪值上班。回歸仲裁工作本身,仲裁機構面臨著現實問題:首先,是疫情期間業務如何開展;其次,是評估疫情對仲裁業務的影響;進而,要作出如何利用這段期間自我調整以適應未來形勢變化的規劃。相信這些是仲裁人共同關心的問題。故此,從促進仲裁事業發展、加強仲裁機構自身建設角度,結合之前從事“仲裁公信力評估”等研究項目獲得的調研信息與當前抗疫形勢,筆者圍繞“強科技”、“練內功”、“鑄公信”、“秉初心”四個主題,談幾點對當前仲裁機構開展工作的建議,權且供同仁參考。

 強科技:加強仲裁機構專業信息化系統建設,提升工作人員在線工作職業能力

這次疫情應對在社會治理方面,顯著特點應是網絡技術與大數據的全面運用及其實現的廣泛社會價值。建立在互聯網思維和運行模式上的現代企業或公益組織,對固守傳統線下僵化工作模式的機構及其人員工作效能的碾壓式“顛覆”,既是公眾輿情和應急管理的必然期待,也體現出社會各方對滯后的線下思維和落后的“紙面”工作方式的批判與拋棄。傳統線下工作體制和模式下防疫救災物資積壓數天無法厘清的問題,現代物流企業2小時就可以解決;湖北省市兩級政府防疫物資調動緩慢乃至失靈之時,互聯網企業公益組織的全球采購已經直升機送達前線。而這無數“滯后期間”的代價,是無價的生命和無可估量的公共利益!

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這張抗疫期間直擊人心廣泛流傳的“介紹信”,已符號化為原始與僵化工作體制的標志,堪為“國殤”。當看到工作人員拿著介紹信和A4紙低效能的滿倉庫找不到物資時,公眾激憤了——2020年的公共服務組織,居然還是如此原始的工作水平?!

反思仲裁行業,2018年仲裁研究院進行的“仲裁公信力評估”調研中,信息化服務指數是其中一項指標,課題組調研了全國范圍內有代表性的60余家仲裁機構的信息化建設狀況,發現居然還有數家仲裁機構沒有自己的官方網站,有半數仲裁機構的信息化建設水平無法滿足日常辦公需要,基本的案件統計都需要人工進行。有的機構雖然有信息化系統,但是象征性的,工作人員因各種原因擱置不用;有的機構開庭效率受制于秘書的庭審記錄的水平。落后的信息化建設水平,導致工作人員的現代化辦公職業素養無從培養,仲裁機構缺乏專業信息化辦公環境和職業化人才的支撐,發展必然“滯后”。

當然,北京、廣州、深圳等地的仲裁機構信息化建設遠超同行水平,但就全國而言,真正擁有專業的仲裁信息化系統且其工作人員能夠熟練應用的機構,根據我院調研,不足十分之一。這次疫情防控期間,信息化建設基礎好的仲裁機構,面對疫情反應快,在線服務措施逐項推出,立案、辦案、辦公均推薦當事人、仲裁員選擇在線服務,更安全經濟;仲裁員也有配套的在線辦案系統而能夠無縫對接。信息化建設基礎差的機構,則捉襟見肘,面臨轉型的挑戰。

疫情影響下,可以預見的是,經濟活動越來越轉化為各種線上交易、線上服務,交易履行體現為電子數據記錄。專家分析,疫情防控的數月時間,足以塑造人們的“行為慣性”,產生“路徑依賴”,中國必然成為在線經濟活動最活躍的巨量經濟體。未來,沒有線上支持或電子數據化內容的經濟活動將會逐步消失。因此,當前和“疫后”的爭議,會有越來越多體量和類型轉化為線上、以及線上線下相結合的經濟活動所發生的爭議,如果仲裁機構專業信息化建設不到位,缺乏網絡化、數據化的基礎設施和職業素養,將無法適應這一發展趨勢,從而被新一輪發展淘汰出局。針對這一現實緊迫的問題,建議仲裁機構在防疫期間,首先考慮加強信息化建設及其人才培養,因為這項工作可以在線進行,避免人員聚集,最符合當前防疫要求。

1.培養員工的在線辦公職業素養

防疫期間,很多良心企業都推出了免費學習的網絡培訓課程,各家機構可以根據自身情況,選擇適合自己員工水平的或者付費的課程統一組織學習,并制定考核目標,作為崗位工作基本技能要求。例如最基礎的可以從通過OFFICE辦公軟件一定水平的資質考核開始;實務中常用的法律檢索、統計、調研、財務會計應用軟件也可以根據需要選擇作為學習考核內容,再搭配一些關于互聯網與大數據的通識教育課程。

防疫期間,線下辦案壓力降低,在線聯系增強,正好是調整員工日常工作“慣性”的時機,即使沒有成熟的辦公系統,機構上下也可以嘗試從書面簽字到“釘釘辦公”等通用辦公軟件的工作習慣的轉變。畢竟人才是專業機構的核心競爭力,只有全體人員都養成現代化辦公的職業素養,仲裁的信息化建設才能夠真正發揮效用。

2.實現仲裁案件的電子化、數據化

仲裁信息化建設需要形成電子化、數據化的工作習慣和應用場景,這一過程需要以仲裁機構為核心引導,仲裁機構和當事人、仲裁員共同配合推進。根據我院2017年在中衛召開的仲裁服務“一帶一路”研修班上,通過大數據專題研討調研,仲裁機構普遍反映日常辦案壓力太大,雖然意識到其重要性,苦于無法有效推動該項工作進展,故全國僅有極少數仲裁機構能夠做到仲裁案件的電子化、數據化。

疫情防控讓仲裁機構難得放慢辦案節奏并不得不更多依賴網絡,可以借機通過專業技術手段輔助,集中號召員工實現案件的電子化、數據化。形成這種工作規范和習慣后,仲裁的信息化、數據化發展優勢才能逐步顯現。這一過程啟動初期艱難,但一旦轉型成功必然大幅提升仲裁工作效能,事半功倍。仲裁機構的信息化發展之路將暢通無阻,只要開始,都不算晚。

3.對現有辦公系統、辦案系統進行升級改造

對已經具備仲裁辦公系統、辦案系統的機構來說,則存在平時案件壓力大無法及時更新信息系統的各種“bug”。筆者還了解到,有的仲裁機構《仲裁規則》在修改,但辦案系統卻不升級,導致規則的落實流于形式,增加了仲裁案件管理的法律風險。這些問題,防疫期間正好可以集中治理,通過集思廣益優化升級信息化系統,為“疫后”可能出現的集中爆發的案件回潮提前做好應對準備。

4. 對移動辦公環境下在線仲裁所遇問題的建議反饋

在線糾紛解決(ODR)的國際發展已有十年以上,中國的互聯網仲裁自2016年起步,仲裁研究院自此開始致力于ODR尤其是在線仲裁的研究,在2019年的“仲裁公信力評估”發布中專門發布了“互聯網仲裁公信力報告”,分析了在線仲裁案件數量逐年暴增下面臨的管理失范、公信力不足問題。

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當前,開展線上仲裁業務的仲裁機構占全國的10%左右,那已經建立在線仲裁系統的機構運行效果如何,能否應對本次疫情防控所造成的移動在線辦公環境所需?仲裁機構能否通過在線仲裁系統順利開展業務?客觀上,目前是一個非常好的檢測時機。

因此,具備信息化能力、實現了網絡辦公條件的機構,建議在這段時間關注不同用戶端的電子身份認證的標準與效力,網上移動辦案系統的便捷性、可靠性和安全性,電子簽章的安全性和有效性等在線仲裁的重要議題,收集系統應用中遇到的技術問題和法律問題,為打通建立行業標準作出努力。鑒于仲裁研究院一直在開展關于《中國在線仲裁技術標準及指導規范專家建議稿》科研項目,并因此研發有仲裁云平臺信息化建設應用系統,愿意在線支持各機構的此類問題解決,與仲裁機構分享科研成果。

練內功:利用這段時間修訂完善《仲裁規則》

《仲裁規則》是仲裁機構提供仲裁服務的基本依據和規范標準,也是仲裁機構理解貫徹《仲裁法》的專業水準、服務當事人的意識水平、以及機構綜合治理能力的集中體現,更是仲裁服務競爭力構成的重要方面。因此,《仲裁規則》的修訂完善是仲裁機構的“核心基礎設施建設”。根據我院2018年“仲裁公信力評估”研究項目對一級指標“仲裁規則”的量化評估,在全國有代表性的55家仲裁機構向社會公示的《仲裁規則》中,表現優秀的僅有3家(80分以上),70分及以上的25家,70分以下的27家。可見,在仲裁規則的制定完善方面,仲裁機構整體上有很大提升空間。

1. 培養員工尊重、理解、準確適用《仲裁規則》的意識和水平

絕大多數機構的《仲裁規則》是在線公示的,因此,“學習借鑒”文本是最容易的事情,但真正能夠理解適用,具備“依規則辦案”的法治意識和職業素養,需要仲裁機構對工作人員和仲裁員進行專業化的培訓、指導、乃至考核規范來保障,這一點在實務中各家差距較大。

根據《仲裁法》及其司法解釋規定,法院對仲裁的司法審查重點就是仲裁程序是否違反約定的《仲裁規則》,因此,機構員工能否準確理解適用《仲裁規則》是衡量仲裁機構業務能力的核心指標,也是仲裁風險防范的重心。根據我院與北京市第四中級人民法院共同于2019年12月發布的《仲裁司法審查案件大數據研究報告》,當事人申請撤銷仲裁裁決的理由中,有高達54.55%的案件當事人都提出了仲裁程序違法的撤裁理由,該研究函攝樣本作出機構為中國貿仲和北仲兩家高水平仲裁機構,可以想象擴展至更多仲裁機構的話,該比例還會大幅提升。

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另外,在從事仲裁實務過程中,筆者發現,很多機構的工作人員缺乏依據《仲裁規則》辦理案件的基本意識,對案件管理只知僵化服從上級意見,不知規則的規定,更遑論準確理解與適用。這種做法本末倒置,不僅導致辦案水平低下,還增加了法律風險,違反了仲裁機構作為專業法律服務機構的基本治理規則。

當前疫情防控期間,仲裁機構一方面可以組織人員對《仲裁規則》進行修改完善;另一方面,建議通過整理、撰寫本機構仲裁規則的理解與適用的工作規范手冊,組織員工在線學習并考核,培養員工統一理解適用仲裁規則的意識和能力,夯實仲裁“基本功”。

2. 依據《仲裁規則》建設、修改、完善仲裁信息化系統

仲裁機構的信息化建設,應圍繞機構核心業務需求展開,而機構的核心業務即案件管理服務應當依據《仲裁規則》開展,故若仲裁機構的信息化建設不匹配《仲裁規則》,其應用就是冒險逆行,應當及時止險修訂。

其嚴重性在于,若仲裁機構員工賴以辦案的自動化系統與《仲裁規則》不匹配,那就意味著案件管理會出現集中、批量的失誤;辦案系統不及時升級完善造成的風險相對內部辦公自動化系統要高得多。借此疫情防控之際,將修訂完善《仲裁規則》與修訂完善仲裁信息化系統相匹配進行,是機構防范風險、提升業務水平的基礎設施完善手段。

3. 向仲裁員提供《仲裁規則》及其信息化系統理解與適用的網絡培訓課程

仲裁員是仲裁工作的主體,是仲裁機構服務的對象,前述工作的完善均需仲裁員參與支持。因此,在做好前述機構內部工作的基礎上,仲裁機構可以利用疫情防控期間,通過在線方式,給仲裁員提供培訓資料及課程,如《仲裁規則的理解與適用指導手冊》、仲裁辦案信息化系統應用的在線指導課等。如果需要培訓新仲裁員,可以推薦在線觀看中國首部仲裁行業大型紀錄片《仲裁在中國》(央視網為合法授權播出網站),進行仲裁通識教育。

通過這項工作,機構可以培養仲裁員的現代化辦公意識與在線仲裁服務能力;另一方面,也可以探索在線服務仲裁員的經驗與模式。

鑄公信:圍繞提升仲裁透明度開展相關工作

提升商事仲裁的透明度問題,正在成為仲裁界關注的熱點問題。從我院2019年發布“仲裁公信力評估”報告時的調研可知,仲裁用戶對提升仲裁透明度的呼聲很高,集中于三點:第一,提高仲裁員信息披露的透明度;第二,提高仲裁機構組庭合理性的透明度;第三,提高仲裁裁決的透明度,希望能夠及時公開有代表性的仲裁文書。不少律師和企業法務表示,透明度高低已經成為企業考量是否選擇仲裁、選擇哪家機構仲裁的重要因素。

雖然仲裁有保密性特征,但主要是基于個案當事人仲裁進程及其交易信息等的保密性,若整個仲裁制度向社會封閉,則會讓人無從、不敢選擇,因此,保密性并非絕對。在涉及司法審查、執行措施等法定狀態下,個案的保密性在不同法域都會有不同程度的突破,一般各國仲裁機構均可以在進行必要的編輯處理后公布案件的相關文書或信息。

提升商事仲裁透明度的實踐一直在進行。以國際商會仲裁院為代表,2019年1月1日生效的《當事人與仲裁庭在國際商會仲裁規則下參與仲裁程序的指引》在提升透明度方面特別規定:(1)從2019年7月1日起,國際商會仲裁院將在其官網上公布的已有仲裁庭組成信息的基礎上,增加案件涉及的所屬行業信息和代理律師的信息。(2)除非當事人協議排除,從2019年1月1日起,所有的裁決書可以在不少于發出后的兩年予以公布。當事人可以約定在一定期限內,任何一方對裁決書的公布提出異議,或要求對公布的裁決書處理或編輯后方可公布。如果當事人之間存在保密協議,仲裁院秘書局應當取得當事人的特別同意。而《美國仲裁協會國際仲裁規則》早在2009年就規定,仲裁機構允許公開經過編輯的仲裁裁決,機構每月選擇公開一定數量的裁決、決定和裁定,以促進國際商事仲裁的研究。中國國際經濟貿易仲裁委員會因其歷史悠久,長期堅持出版仲裁案例匯編;北京、武漢仲裁委員會等近年來也陸續推出優秀裁決文書選編,西安仲裁委員會還曾舉辦過“年度十大仲裁案例表彰大會”來推廣仲裁。這些工作客觀上促進了仲裁“透明度”的提升,但國內出版的仲裁案例選編普遍作出時間比較久遠,對實務的指導價值有限。

本次疫情再次將公共部門的信息公開和透明度問題暴露無遺。政府和相關公共部門凡是不公開、不透明的任何舉動或不作為都受到社會監督的強烈質疑,這對仲裁機構同樣有警示借鑒意義。仲裁作為我國公共法律服務的一種,仲裁機構屬于公益性非營利法人,其公共屬性決定了公開、透明是其應當具備的必要機構特征。因此,提升仲裁“透明度”,實際上是增強仲裁公信力的前提和基礎。根據我院“仲裁公信力評估”研究中發現的問題,建議可以從以下幾方面著手提升自身的透明度:

1. 加強網站等向社會公示、提供服務的基礎設施建設

在互聯網時代,官方網站的信息公示是機構是否公開、公信的基本判斷標準,也是機構的對外形象。不少仲裁機構也通過微信、微博、抖音等其它社交媒體積極宣傳推廣仲裁,但網站建設是最基礎、傳播最“全球化”的方式。我院在調研中發現,絕大多數仲裁機構都建有官方網站,但真正專業友好的不多。其中存在的問題集中在:(1)網站缺乏以服務用戶為主導的設計理念,專業性差,功能性不強,對當事人及潛在用戶服務界面不友好;(2)在線咨詢、在線立案等直接對外聯系的基本服務功能缺乏,或需要改進;(3)缺乏合法性依據等仲裁機構應當公開的必要信息。

網站是信息化建設的基礎部分,可以實現仲裁機構的內外銜接。仲裁機構可以利用防疫期間進行總結、修改、完善,讓官方網站成為自己面向全球的靚麗名片。

2. 收集整理優秀仲裁案例,進行保密處理后公開

如前所述,參考國際經驗,編輯經遴選的代表性仲裁裁決文書,向仲裁員及社會公開,是提升仲裁透明度和公信力的重要方面。不僅可以提升本機構業務水平,也可以藉此宣傳推廣仲裁制度、仲裁文化,提高自身公信力、影響力和競爭力,屬于增強機構“內功”的長效工作,適合在當前組織專業人員進行。

仲裁研究院于2019年12月專門成立了“商事仲裁發展基金”,其中將設專項支持提升仲裁透明度的項目,該項目將于近期發布征集優秀仲裁案例、召開優秀仲裁裁決文書評選暨表彰等的相關活動的公告,仲裁機構可予以關注。

3. 尊重歷史放眼未來,注意收集仲裁工作典范素材

2018年12月,中國首部仲裁行業大型紀錄片《仲裁在中國》作為紀念改革開放四十周年優秀紀錄片在央視開播;2019年1月,作為優秀法治紀錄片入選“學習強國APP”;2019年3月兩會期間,央視連續重播一個月,至今仍是學習強國等平臺最受歡迎的“依法治國”紀錄片。紀錄片因其“真實記錄歷史”的特質,具有歷史可信性和長期留存的價值,是國內外通行的教學科研培訓的最佳素材,受到國內外商界、法律界人士的高度關注和評價,成為中國仲裁提升國際透明度、打造國際公信力的新范式。

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黨的十九屆四中全會提出了加強中國法的域外適用、加強中國法治國際傳播的新任務,司法部也提出要進一步加強中國仲裁的宣傳推廣,且要走向國際。因此,仲裁研究院將繼續啟動仲裁紀錄片《仲裁在中國》第二季和國際版的制作。特別想提醒的是,在2017-2018年紀錄片拍攝過程中,研究院和攝制團隊采集了大量信息,但到最后拍攝時卻經常發現檔案缺失、現場素材沒有保存,導致很多值得記錄的內容無法呈現。因此希望仲裁機構,在這段時間可以組織梳理自身發展中的重大、典型事例、案件、人物或場景,尤其重視抗疫特殊時期的典型素材的多媒體保存、整理、記錄,既可以為紀錄片拍攝未雨綢繆,也有利于加強自身文化建設,提升機構的凝聚力和職業榮譽感。

秉初心:做好平臺服務

近日觀察發現,各機構都在積極作為,希望能夠為“抗疫”貢獻力量,但抗疫是高度專業化的工作,非專業機構支持抗疫的最佳途徑還是各司其職、各負其責。

仲裁委員會是解決民商事糾紛的專業機構,其常設辦事機構承擔的是面向當事人、仲裁員的日常“服務平臺”職能,面向社會可以發揮作為專業服務平臺的信息溝通、引領、梳理作用。故仲裁機構支持“抗疫”也要結合自身特點,“有所為有所不為”:調研收集企業疫情防控期間的社會需求、匯總因疫情引發的法律問題,歸納提煉研判后提供給相關部門及公眾作為參考;通過仲裁員的多元專業背景,建立網絡溝通機制,對接有效信息,組織仲裁員對相關問題共同討論是相對可以有效實現的作為;但涉及實體裁判規則,尤其是具體法律問題的爭議該如何處理的意見,則應保持謙抑,不宜操之過急。首先,疫情引發的法律問題處理尚需要根據疫情發展和整體形勢慎重判斷;更重要的是,仲裁委員會不是仲裁庭的主管機關,而是仲裁庭獨立裁判的服務監督方,貿然出臺某類案件或某些爭議法律問題如何裁判的指導意見,恐有越俎代庖之嫌。

值此山重水復的特殊時期,不揣淺陋,謹以此文與仲裁同仁權當共剪西窗,同覓佳徑。疫情增進了我們在沉淀反思的時空中“同呼吸、共命運”的團結共情,相信柳暗花明國泰民安的日子已經不遠,讓我們共克時艱、攜手前行!


責任編輯:蘇明龍
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